Archyvinių dokumentų pervežimo, saugojimo, administravimo ir naikinimo paslaugos
Išanalizuota
Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija
150 000 €
Atviras konkursasCPV: 79995100 - Archyvavimo paslaugos
ID: 80325562026-05-26 10:14Pasiūlymai iki: 2026-06-09 09:00
Atidaryti CVP ISAprašymas
Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija perka archyvinių dokumentų pervežimo, saugojimo, administravimo ir naikinimo paslaugas. Šios paslaugos apima dokumentų saugojimą licencijuotose saugyklose, pažymų ir kopijų rengimą, dokumentų tvarkymą naikinimui bei jų transportavimą. Sutartis sudaroma 5 metų laikotarpiui su mišria kainodara.
Kvalifikaciniai reikalavimai
- 1Tiekėjas turi teisę teikti Lietuvos Respublikoje dokumentų saugojimo paslaugas.
- 2Pirkimo sutarčiai vykdyti tiekėjas turi pasiūlyti bent 1 (vieną) specialistą, kuris turi ne mažesnę nei 3 (trijų) metų darbo patirtį (iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos) archyvinių dokumentų administravimo ir (ar) tvarkymo srityje (bendra darbo patirtis apskaičiuojama nesumuojant tuo pačiu laikotarpiu vykdytų projektų, sutarčių ar darbo santykių keliose darbovietėse trukmės).
Techniniai reikalavimai
Dokumentų saugojimas
- 1Dokumentai turi būti saugomi, vadovaujantis Dokumentų saugojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157.
- 2Saugyklos turi būti licencijuotos.
- 3Saugyklos turi atitikti griežtus įsakymu nustatytus reikalavimus: stacionari gaisrų gesinimo sistema ir dūmų šalinimo sistema, oro kondicionavimo sistema, patalpų apsaugos signalizacija.
Aplinkos apsaugos kriterijai
- 1Nespausdinti popierinių dokumentų, susijusių su sutarties vykdymu, teikti Pirkėjui tik elektroninius dokumentus.
- 2Transportavimui ir archyvavimui naudojamos dėžės turi atitikti minimalius aplinkos apsaugos kriterijus pagal Aprašo II skyrių „Pakuotės“.
- 3Pakuotės turi būti laikytinos perdirbamosiomis pakuotėmis pagal Lietuvos Respublikos mokesčio už aplinkos teršimą įstatymo nuostatas ir (ar) turi būti vienalytės (homogeniškos) pakuotės, pagamintos iš vienos rūšies medžiagos.
- 4Pakuotės atitikties reikalavimams įrodymas gali būti: Tiekėjo ar gamintojo dokumentai, įrodantys, kad pakuotės yra homogeniškos ir (ar) paženklintos, arba atitikties standartams (pvz., LST EN 13432, Voluntary Standard for Repulping and Recycling Corrugated Fiberboard, RecyClass), arba Aplinkos apsaugos agentūros skelbiamame atliekų tvarkytojų sąraše nurodytų atliekų perdirbėjų ar eksportuotojų dokumentai.
Konfidencialumo reikalavimai
- 1Tiekėjas įsipareigoja be raštiško Pirkėjo sutikimo nenaudoti ir neleisti tretiesiems asmenims naudoti Pirkėjo dokumentų, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus.
- 2Tiekėjas be Pirkėjo raštiško prašymo negali kopijuoti, rodyti, perduoti dokumentų ar skleisti informacijos tretiesiems asmenims.
- 3Tiekėjas turi užtikrinti iš Pirkėjo gautos informacijos konfidencialumą ir apsaugą.
- 4Konfidenciali informacija gali būti atskleista tretiesiems asmenims tik išankstiniu rašytiniu kitos šalies sutikimu, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus.
Dokumentų tvarkymas ir naikinimas
- 1Dokumentų tvarkymo ir naikinimo paslaugos turi būti vykdomos Tiekėjo patalpose.
- 2Pasibaigus dokumentų bylų saugojimo terminui (iki einamųjų metų balandžio 30 d.), atrinkti bylas ir surašyti naikinimo aktą (-us) pagal Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymas Nr. V-100) ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011-07-04 įsakymas Nr. V-118).
- 3Pirkėjui patvirtinus naikinimo aktus, suvesti duomenis į EAIS sistemą.
- 4Sunaikinti dokumentų bylas trečiuoju saugumo klasės lygiu (DIN 32757 standartas arba jam lygiavertis), dalyvaujant Tiekėjo ir Pirkėjo atstovams.
- 5Užtikrinti, kad po naikinimo proceso informacijos nebūtų įmanoma atstatyti.
- 6Pirkėjo prašymu dokumentų naikinimo procesas įrašomas, o vaizdo įrašas pateikiamas Pirkėjui.
- 7Archyviniai dokumentai naikinami kartu su segtuvais, skaitmeninės laikmenos atskiriamos ir utilizuojamos atskirai.
- 8Naikinami archyviniai dokumentai turi būti pasverti prieš naikinimą.
- 9Atlikus naikinimą, išrašyti sunaikintų dokumentų aktą ir perskaičiuoti saugomų archyvinių dokumentų metražą.
Dokumentų transportavimas ir perdavimas
- 1Paruošti pervežimui Pirkėjo archyvinių dokumentų bylas bei jų apskaitos dokumentus (apyrašus) ir juos pervežti į Pirkėjo nurodytą vietą.
- 2Archyvinių dokumentų bylas sudėti į Pirkėjo nurodytų išmatavimų bylų saugojimui skirtas dėžutes, ant dėžučių nurodyti fondo numerį, fondo pavadinimą, dokumentų metus, apyrašo numerį ir į dėžutę įdėtų bylų eilės numerius pagal apyrašą.
- 3Parengti perduodamų bylų apskaitos dokumentų (apyrašų) sąrašą ir bylų perdavimo aktą (-us) pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011-07-04 įsakymas Nr. V-118) reikalavimus.
- 4Nutraukus pirkimo sutartį, visas archyvinių dokumentų bylas per 20 (dvidešimt) darbo dienų grąžinti Pirkėjui ir pervežti į Pirkėjo nurodytą vietą, pasirašant Tiekėjo parengtą bylų perdavimo aktą.
Dokumentų tvarkymas ir atrinkimas naikinimui
- 1Pasibaigus dokumentų bylų saugojimo terminams, atrinkti tokių dokumentų bylas pagal Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymas Nr. V-100).
- 2Surašyti atrinktas bylas į dokumentų naikinimo aktą (-us) pagal Pirkėjo dokumentacijos plano, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011-07-04 įsakymas Nr. V-118) reikalavimus.
Dokumentų administravimas ir pažymų rengimas
- 1Paslaugos apima dokumentų (bylų) paiešką ir išdavimą, pažymų rengimą, pasirašymą, tvirtinimą, dokumentų kopijų tvirtinimą ir jų pateikimą pagal pareiškėjų prašymus.
- 2Dokumentai ieškomi ir išduodami iš Tiekėjo saugyklos tik esant raštiškam Pirkėjo ar pareiškėjų prašymui.
- 3Pirkėjas per 5 darbo dienas po sutarties pasirašymo raštu informuoja Tiekėją apie Pirkėjo įgaliotuosius asmenis.
- 4Prašymai teikiami elektroniniu paštu.
- 5Valstybinės įstaigos užsakymai (pažymos, kopijos) Pirkėjui pateikiami per e-pristatymą, pasirašant kvalifikuotu elektroniniu parašu ar spaudu.
- 6Fizinio ar juridinio asmens (ne valstybinės įstaigos) užsakymai atsakomi popierine forma, siunčiant registruotu paštu.
- 7Užsakytos bylos surandamos ir pristatomos į Pirkėjo nurodytą vietą Lietuvos Respublikos teritorijoje per 24 darbo valandas nuo užsakymo gavimo.
- 8Užsakymai priimami ir vykdomi darbo dienomis nuo 8:00 iki 16:00 val., penktadienį ir prieš šventines dienas iki 15:00 val.
- 9Bylos gali būti pateikiamos: asmeniškai Pirkėjo įgaliotam atstovui Tiekėjo saugyklos patalpoje (pasirašant išdavimo registre); išsiunčiant per Tiekėjo kurjerį; Pirkėjas pats atvyksta atsiimti bylas.
- 10Pažymos rengiamos ne vėliau kaip per 20 darbo dienų nuo prašymo gavimo, pasirašomos, patvirtinamos ir išsiunčiamos pareiškėjui, o jų kopijos – Pirkėjui (jei prašymai persiųsti Pirkėjo).
- 11Tiekėjas turi teisę tiesiogiai kreiptis į trečiąjį asmenį papildomai informacijai gauti, jei nesant galimybės surinkti duomenų pažymai parengti.
Bendrieji paslaugų teikimo ir saugumo reikalavimai
- 1Pirkėjo archyvinių dokumentų bylos turi būti saugomos saugykloje, esančioje Tiekėjo valdomose patalpose.
- 2Dokumentus saugoti pagal Dokumentų saugojimo taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011-12-28 įsakymu Nr. V-157.
- 3Archyvo dokumentų saugykloje turi būti įdiegta priešgaisrinė signalizacija bei priemonės.
- 4Archyvo dokumentų saugykloje turi būti įdiegta saugyklos patalpų apsaugos signalizacija nuo įsilaužimo ir užpuolimo.
- 5Dokumentų saugykla atitinka Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011-12-28 įsakyme Nr. V-157 nustatytus reikalavimus.
- 6Pirkėjo dokumentų priėmimo, saugojimo ir administravimo tvarka atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos priimtus teisės aktus bei pirkimo sutarties nuostatas.
- 7Tiekėjas turi teisę teikti dokumentų saugojimo ir dokumentų tvarkymo paslaugas, rengti pažymas apie draudžiamąsias pajamas pensijai skirti, darbo stažą ir kt.
- 8Tiekėjas privalo sudaryti galimybę Pirkėjui tikrinti, kaip Tiekėjas saugo ir administruoja Pirkėjo dokumentus, iš anksto suderintu Tiekėjo darbo laiku ir dalyvaujant Tiekėjo atstovui.
Pažymų ir dokumentų kopijų rengimas bei išdavimas
- 1Tiekėjas ilgai saugomų dokumentų pagrindu turi rengti ir išduoti vadovo ar įgalioto asmens pasirašytas ir patvirtintas darbo stažo, darbo užmokesčio ir kitas (reorganizacijos, kenksmingų darbo sąlygų ir pan.) pažymas bei archyvinių dokumentų patvirtintas kopijas.
- 2Pažymos ir archyvinių dokumentų patvirtintos kopijos turi būti išduodamos pareiškėjų rašytinio prašymo ar Pirkėjo prašymo pagrindu per 20 (dvidešimt) darbo dienų.
- 3Pažymos rengiamos ir įforminamos laikantis Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011-07-04 įsakymu Nr. V-117 reikalavimų.
- 4Darbuotojai, rengiantys pažymas, privalo turėti darbo patirtį arba profesinę kvalifikaciją licencijuojamos paslaugos teikimo srityje.
- 5Tiekėjui suteikiamas įgaliojimas pasirašyti parengtas pažymas bei tvirtinti dokumentų kopijas.
Dokumentų perdavimo ir saugojimo optimizavimo reikalavimai
- 1Tiekėjas perima Pirkėjo archyvinius dokumentus iš buvusio Tiekėjo į savo saugyklą.
- 2Jei Pirkėjo perduotų archyvinių dėžių formatas netinka naujojo Tiekėjo saugykloje, Pirkėjo suarchyvuoti dokumentai perdedami į naujojo Tiekėjo archyvines dėžes naujojo Tiekėjo sąskaita.
- 3Apmokėjimas už saugojimą vykdomas tik už faktiškai saugomus dokumentus (bylas / tiesinius metrus).
- 4Dėžutės turi būti perkomplektuojamos taip, kad jose būtų tik faktiškai saugomi dokumentai, užtikrinant optimalų jų užpildymą, draudžiama taikyti saugojimo mokestį už tuščias ar dalinai tuščias dėžutes po dokumentų naikinimo.
- 5Dokumentai turi būti sutvarkyti ir sudėti į dėžutes taip, kad būtų išvengta nepagrįsto dėžių kiekio didinimo (pvz., vienos bylos atskiroje dėžutėje).
- 6Pirkėjas gali perduoti papildomus dokumentus (bylas) saugojimui, informuodamas Tiekėją ne vėliau kaip prieš 2 dienas.
Dokumentai11
tendis.lt · Sukurta recodin.lt